“Hocam, geri bildirim verme işi delege edilir mi?”
Bir süredir liderlerle çalışıyorum ve gözlemim o ki, delegasyon, takım yönetmeye başlayan liderlerin en zorlandıkları konuların başında geliyor. “Yapan” rolünden “yaptıran” rolüne geçmek liderler için oldukça büyük bir değişim.
Delegasyon doğru yapıldığında, liderin üzerindeki yük azalırken takımın sorumluluk alma ve gelişim alanı genişler. Takım üyeleri zamanla görevleri sahiplenmeye başladığında, lider için kazanımlar görünür olmaya başlar. Gelişen bir takım, özgüvenli bir duruş sergiler. Lider hem takım üyelerine gelişim alanı tanımış hem de kendi gelişimine yer açmış olur.
Etkili Delegasyon Ne Değildir?
Etkili delegasyon işleri üzerinden atmak değildir. Liderin gerekli kaynakları sağlamadığı, önemli detayları paylaşmadığı ve son dakika üzerinden atarcasına işleri devrettiği süreç delegasyon süreci değildir.
Ya da liderin takım üyesini fazlasıyla bilgiye boğduğu, her detayı vererek yaratıcılığı elinden aldığı, sorulmamış sorulara bile cevap hazırlayıp sunduğu ve mikro yönetim sergilediği süreç delegasyon süreci değildir.
Etkili delegasyon; liderin, hazırlık süresini doğru planladığı, delege edilecek görevin büyük resme nasıl hizmet ettiğini anlattığı, gerekli kaynakları sağladığı, yardım gerektiğinde kendisini ulaşılabilir kıldığı ve doğru geri bildirim ile çalışanın özgüvenini desteklediği bir süreçtir.
Etkili Delegasyon Nasıl Yapılır?
Elbette ki delegasyonun belli prensipleri var. Devredeceğiniz kişi görevi üstlenmeye hazır olmalı. Bir plan dahilinde gerçekleşmeli. Lider destek için ulaşılabilir bir konumda bulunmalı. Kilometre taşları baştan tanımlanmalı ve görüşmelerle süreç takip edilmelidir.
Delegasyona başlamadan önce aşağıdaki sorular yol gösterici olacaktır.
⇒ Delege edilmesi planlanan görev nedir?
⇒ Zaman çerçevesi nedir?
⇒ Çalışanın göstermesi gereken çaba düzeyi nedir?
⇒ Hangi bilgi-beceriler gerekmektedir?
⇒ Görev ne düzeyde bir motivasyon ve bağlılık gerektirmektedir?
Etkili delegasyon duruma ve bireye göre yapılır. Kişisel performans iki faktöre bağlıdır: Kişinin becerileri ve motivasyonu. Çalışanın beceri ve motivasyon seviyesi, liderin yaklaşımını belirler. Örneğin çalışanın motivasyonu düşük ancak beceri seviyesi yüksek ise, lider koçluk yaparak motivasyon seviyesini artırabilir. Ya da çalışanın motivasyonu yüksek, beceri seviyesi düşük ise, lider çalışanını doğru yönlendirerek ve gelişim fırsatları sağlayarak beceri seviyesini yükseltebilir.
En Sık Yapılan Delegasyon Hataları Nelerdir?
Delegasyon sürecinde bazı hatalar oldukça sık karşımıza çıkar. Bunların başında, işlerin sürekli aynı, en yetkin kişiye devredilmesi gelir. Bu yaklaşım kısa vadede işleri kolaylaştırsa da diğer takım üyelerinin gelişim fırsatlarını sınırlar.
Bir diğer yaygın hata ise sorumluluğu devrederken gerekli karar alma yetkisini paylaşmamaktır. Bu durumda çalışan işi üstlenmiş görünse de her adımda lidere bağımlı kalır. Sürecin aşırı kontrol edilmesi ve mikro yönetim de çalışanın inisiyatif almasını engeller. Öğrenme sürecinin doğal bir parçası olan hatalara alan tanımamak, çalışanların risk almaktan ve sorumluluk üstlenmekten kaçınmasına neden olabilir.
Öte yandan, delegasyon sürecini tamamen serbest bırakıp hiç takip etmemek de benzer şekilde gelişimi olumsuz etkiler.
Etkili delegasyon; destek ile özerklik arasında denge kurmayı gerektirir.
Etkili Delegasyon Ne Kazandırır?
İşler etkili delege edildiğinde önemli kazanımlar sağlanır.
⇒ Önemli veya acil işler için lidere vakit kalır.
⇒ Takım üyelerinin bilgi ve becerileri gelişir. Bu gelişim çalışanların karar verme ve problem çözme becerilerine destek sağlar.
⇒ Çalışanların güçlü yönlerini parlatmaları için fırsat verilmiş olur.
⇒ Delegasyon süreci doğru yönetilirse motivasyon artar.
⇒ Çalışanlar kendilerini etkileyen kararlara katkı sağladıklarında, kararın başarıyla sonuçlanması için daha çok çabalar.
⇒ Çalışanların özgüveni ve özsaygısı artar.
Hangi İşler Delege Edilmez?
Elbette bazı işler delege edilmemeli. Bunlardan belki de en önemlisinin altını yazımın başındaki soru ile çizdim. O soruyu bu bölümde yeniden gündeme getireyim.
Geri bildirim verme işi liderin delege edilecek işler listesinde olmamalıdır. Geri bildirimin amacı, davranış değişikliğine destek olmaktır. Süreci başkasına bırakmak, karşı tarafa verilmek istenen mesajın etkisini azaltır. Evet, geri bildirim görüşmeleri zorlayıcı olabiliyor. Ancak zorlayıcı da olsa süreç devredilmemeli. Bu görüşmeler, güven inşa etmek için önemli fırsatlardır. Lider, bu fırsatları değerlendirmelidir.
Temel değerleri oluştururken, organizasyon kültürü ile ilgili mesajları verirken, kriz anlarında iletişim ve sorumluluk almak gerektiğinde ve nihai hesap verebilirlik gerektiren kararlarda delegasyon yapılmamalıdır.
Sonuç:
Delegasyon, öğrenmeyi, gelişimi ve güveni destekleyen bilinçli bir liderlik uygulamasıdır. Doğru planlandığında çalışanların sorumluluk alma, karar verme ve problem çözme becerilerini geliştirirken, liderin de daha stratejik konulara odaklanmasına olanak tanır. Ancak hangi işlerin devredileceği kadar, hangilerinin liderin sorumluluğunda kalacağı da önemlidir. Bu dengeyi kurabilen liderler, hem takım üyelerinin potansiyelini ortaya çıkarır hem de kendi gelişimlerine alan açarlar.
