İş dünyasında geribildirimi sıklıkla duyarız ve çoğu çalışan için korku uyandıran bir süreç olarak algılanır. Bu noktada yöneticilere büyük pay düşmektedir, çünkü verilen geribildirimin niteliği çalışanların performansını etkilemekle beraber kurumsal başarı için belirleyici bir rol oynar. Bill Gates’in de dediği gibi, “Hepimizin bize geri bildirim verecek insanlara ihtiyacı var. Gelişimimizi bu şekilde sağlarız.”

Geri Bildirim Nedir?

Literatürde geribildirimin çeşitli tanımları mevcuttur. Kantarcı (2014)’nın çalışmasında geribildirimin bir davranış biçimi olduğundan ve birçok etmenin bu davranış biçimini etkilediğinden bahsedilir. En genel tanımıyla ise geri bildirim şöyle ifade edilir: bireylerin beklenen performansı ve davranışı göstermelerine yardımcı olmak, beklentileri karşılamaları için onları yönlendirmek, başarılarını onaylamak veya etki yaratmak için gelişimlerini teşvik etmek amacıyla tasarlanmış bilgilerdir (Larson, 1984; Bee ve Bee, 1997).

Nasıl Etkili Geri Bildirim Verilir?

Geribildirimin; net, ayrıntılı, yardım edici, iletişimi ileriye götürücü, doğru şekilde ve zamanında verilmesi gerekmektedir. Aksi olduğunda, yani geri bildirim net ve yönlendirici olmadığında ve çalışanı demoralize edici tarzda olduğunda, çalışanlar geri bildirim konusunda şikayetçi olurlar (Ulukuş, 2016).

Aynı zamanda geri bildirimi bireyler yargılama, eleştiri veya olumsuz yorum olarak düşünebilmektedirler. Fakat asıl amaç, takdir etmek, yapılan işi daha iyi hâle getirmek ve olabildiğince yapılan iş konusunda ne elde edilmesi gerektiğini açıkça sunmaktır (Ulukuş, 2016).

Dolayısıyla geribildirimin etkili olabilmesi için dikkat edilmesi gereken noktalar vardır:

1. Yapıcı ve Gelişime Yönelik Olmalı

Eksik noktaları belirtip çözüm yolu sunulmalı ve somut eylem planları oluşturulmalıdır. Eksik yönleri ve güçlü yönleri hakkında dengeli bir geribildirim verilmeli ki çalışanların şu anki hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olsun.

Sadece olumsuzluklara odaklanan geri bildirim; memnuniyetsizlik, savunma ve performans geliştirme isteğinde azalmaya yol açmaktadır (Burke, Weitzel & Weir, 1978; Jawahar, 2010; Kay, Meyer & French, 1965).

2. Geribildirimde Sandviç Tekniği

Verilen geribildirimde direkt olarak olumsuz taraftan başlanmamalı; sandviç tekniği kullanıldığında ifade edilen olumsuz taraflar daha kabul edilebilir bir hâl alır ve alıcı bu mesaja karşı savunmaya geçmez (Foster & Lloyd, 2007).

Önce olumlu ifade, sonra olumsuz ifade ve tekrar olumlu ifade gelerek kişinin gelişime açık yönleri daha yapıcı biçimde iletilir.

3. Zamanında ve Sık Verilmeli

Yaşanan olay ya da durum her ne ise üzerinden çok fazla zaman geçmeden verilmelidir. Birikmiş geri bildirim yerine iş rutinine dahil edilen bir süreç oluşturulmalıdır (Ulukuş, 2016).

4. Dengeli ve Davranış Odaklı Olmalı

Geri bildirim, çalışanın kişiliğine göre verilmemelidir; verildiğinde yıkıcı bir geri bildirim olur. Bunun yerine davranış ve performans odaklı verilmelidir, çünkü davranışlar değişebilir ve gelişebilir (Ulukuş, 2016).

Kısaca, geri bildirim geliştirilmesi gereken alana yönelik içgörü sağlamalıdır.

5. Özel ve Uygun Ortamda Verilmeli

Geri bildirimin verildiği ortam herkese açık olmamalıdır. Özellikle geri bildirim olumsuz ise mutlaka özel olarak verilmelidir. Ayrıca yazılı yerine sözlü geri bildirim tercih edilmelidir (Nemeroff & Wexley, 1979).

6. Karşılıklı Sorumluluk İçermeli

Hem yönetici hem de çalışan geri bildirim sürecinde sorumluluk sahibi olmalıdır.

Verilen geri bildirim samimi, açık ve zamanında; alınan geri bildirim ise kabul edilebilir olmalıdır ki mesaj alıcısına ulaşabilsin (Ulukuş, 2016).

Sonuç

Geribildirim, yapılandırılmış ve sürdürülebilir bir yöntemle verilmelidir. İçsel becerilerden, kişinin değiştiremeyeceği özelliklerden değil; yeteneklerin geliştirilmesine ve değiştirilebilir davranışlara odaklanmalıdır.

Yöneticiler, olumlu geri bildirimin kurumsal başarı üzerindeki etkisini açıkça göstermeli; aksi hâlde verilen geri bildirim çalışanlar tarafından dikkate alınmayabilir.

Her geri bildirim örneği net, uygulanabilir ve takip edilebilir somut eylem planları içermelidir ki hem bireysel gelişim hem de kurumsal amaçlar sağlam bir zemine otursun.

Etkili geri bildirim sayesinde mevcut çalışanların performansı artar ve organizasyonun başarısına anlamlı katkı sağlanır.

Kaynakça

Bee, R. ve Bee, F. (1997). Yapıcı geribildirim (B. Aksu ve O. Cankoçak, Çev.). İlkkaynak Kültür ve Sanat Ürünleri Ltd. Şti.

Burke, R. J., Weitzel, W., & Weir, T. (1978). Characteristics of effective employee performance review and development interviews: replication and extension. Personnel Psychology, 31(4), 903–919.

Foster, S. L., & Lloyd, P. J. (2007). Positive psychology principles applied to consulting psychology at the individual and group level. Consulting Psychology Journal: Practice and Research, 59(1), 30–40. https://doi.org/10.1037/1065-9293.59.1.30

Jawahar, I. M. (2010). The mediating role of appraisal feedback reactions on the relationship between rater feedback-related behaviors and ratee performance. Group & Organization Management, 35(4), 494–526.

Kay, E., & Meyer, H. H. (1965). Effects of threat in a performance appraisal interview. Journal of Applied Psychology, 49(5), 311.

Larson Jr, J. R. (1984). The performance feedback process: A preliminary model. Organizational Behavior and Human Performance, 33(1), 42–76.

Nemeroff, W. F., & Wexley, K. N. (1979). An exploration of the relationships between performance feedback interview characteristics and interview outcomes as perceived by managers and subordinates. Journal of Occupational Psychology, 52(1), 25–34.

Ulukuş, K. S. (2016). Güvenlik yönetiminde personelin performansını artıran eğitim ve etkili geribildirim metotları. Uluslararası Eğitim Bilimleri Dergisi, 6(6), 367–377.