Zaman yönetimi ile ilgili sorunların kaynağını anlamak istiyorsak, bunun çoğunlukla planlama eksikliğinden kaynaklandığını söyleyebiliriz. Örneğin, “Kısıtlı zamanım var” demek yerine “Yapacaklarım için bir planım yok” şeklinde düşünmek daha anlamlı değil mi? Bu şekilde asıl sorunu daha net görebiliriz. Peki, bu sorunun cevabı bizi nereye götürecek? Bunu somut bir örnekle açıklayalım: Bir adam düşünelim, geceden ertesi gün için bir plan yapıyor. Planı şöyle: Sabah ilk iş olarak dışarıda birikmiş odunları kesip istifleyecek, ardından öğle yemeğini yiyecek ve yemekten sonra bahçedeki otları ayıklayıp mahsulleri kasalara dolduracak. İkindiye doğru bir çay veya kahve molası verecek ve kalan zamanında hayvanını otlatmaya geçirecek. Adamın gündüz için yaptığı plan bu şekilde. Geri kalan işler doğaçlama olarak gelişecektir. Çünkü temel olarak yapması gerekenleri planlamıştır ve buna uygun bir şekilde gününü geçirecektir. Şimdi düşünelim, planda eksik olan nedir? Zaman yönetimi ile ilgili ilk olarak yarın veya gelecekteki günler için plan yapmak önemlidir. Ayrıca, en önemli işleri listeleyip hangilerinin önce yapılacağını belirlemek de etkili bir zaman yönetimidir. Yukarıdaki örnekte, adamın yaptığı plan doğrudur ama eksiktir; çünkü öncelikli yapılması gereken işleri sıralamamıştır. İyi bir zaman yönetimi, neyi, neden ve ne zaman yapacağınızın kesinliğini içerir.
Zaman yönetimi ile ilgili en etkili plan şablonu, “Yapacağım işler” ve “Öncelikle yapacağım işlerin sıralanışı” şeklinde oluşturulmalıdır. Bu, zaman yönetimi ile ilgili en temel ve pratik planı sunar. Diğer işler doğaçlama olarak çıkabilir ve bu durum olumsuz bir etki yaratmaz. Akşamdan sonraki işler doğaçlama yapılabilir. Ya da tam tersi, gündüz yapılacak işler akşamdan planlanabilir. Sonuç olarak, istediğimiz şey “önemli olmayan işlerin ertelenmesi” ve “önemli olan işlerin ise ertelenmemesi”dir. Bu sayede, tüm önemli işler birikmeden zamanımızı kontrol edebiliriz. Böylece zamanın yetersizliği ile ilgili şikayetlerimizi azaltabiliriz. Burada, zaman yönetimini somutlaştırarak örneklendirdik. Eğer o gün için planladığınız tüm işleri yapabiliyorsanız, kendinizde veya başkalarında bir suç arar mısınız? Plan yapamayan ve “zaman yetmiyor” gibi şikayetlerde bulunanlar, zamanını iyi hesap edemeyenlerdir. Bu kişilere zamanın önemini kavrayabilmeleri için şu soruları sormalarını öneriyoruz: Zaman nedir? Zaman kimin elinde? Zamanı kontrol etmenin yolu nedir? Boş zaman nedir? Kısıtlı zaman varsa bu problem nereden kaynaklanıyor? Zaman yetmiyorsa kimde suç vardır? Zamanın önemi nedir? Zamanı kontrol etmek için kendimizi mi yoksa zamanı mı kontrol etmeliyiz? Zaman neden önemlidir? Yapacağınız işlerin planları veya birikimleriniz için zaman ne kadar önemlidir? İşte bu sorular, zamanı yorumlama ve değerini bilme konusunda destek olacaktır. Bu, insanlara zaman yönetimi ve zamanın önemine dair anlamlı bir farkındalık kazandıracaktır.
Zaman yönetimi ile ilgili farkındalık, hayatımızın her alanında önemlidir. İnsanlarla olan ticari ilişkilerimizde, iş hayatında, eğitimde ve kısacası yaşamımızın her alanında bu farkındalık bizi olumlu yönde ileri taşıyacaktır. Dolayısıyla, tüm insan ilişkilerimizde ve uğraşlarımızda farkındalık önemlidir. Hayatımızın her alanında insanlar zamana ihtiyaç duyar ve zamanı idare edebilme, zamanla yarışabilme veya zaman içinde planlı işlerini yürütebilme konusunda farkındalık en başta gelir. Bu kavram, yalnızca bir sözcük değil, aynı zamanda gerekçelendirilebilir, kanıtlanabilir ve analitik olarak içi “zaman yönetimi” ile doldurulabilir bir kavramdır. Şimdi bu “farkındalık” kavramını zaman yönetimi ile ilişkilendirelim.
Eisenhower’in Karar Verme Matrisi ile ilgili bir örnek verelim. Bu matris, “Acil ve önemli olan” başlığı altında “yap, ama şimdi yap” uyarısını içerir. Diğer başlık olan “Acil ama önemli değil” altında ise “Bunu senin için biri yapabilir mi?” ifadesi yer alır. Tablonun diğer yarısında “Acil değil” başlığı altında “yapma, planla” ifadesi bulunur. Bu ana başlıkları oluşturduğumuzda, planlı bir zaman yönetimi tablosu ortaya çıkar. Eğer bir iş acilse hemen yapılmalı, ama acil değilse planlama yapılmalıdır. Bu, “farkındalık” kavramının analitiğini oluşturur. Eisenhower’in “Karar Verme Matrisi” bunu net bir şekilde açıklamaktadır.
“Keşke daha çok zamanım olsa” diyorsanız, yine Eisenhower’in “Karar Verme Matrisi”ne ihtiyaç duyacaksınız. Bu “farkındalık” kavramının altını akıl ile bağdaşır şekilde planlamalarınız ve yorumlarınız ile doldurursanız, hayatınızın her alanında zamana bağlı olumlu bir dinamiği elde edersiniz. Sonuç olarak, bir program oluşturmuş olursunuz.
Şimdi başka bir soru soralım: Zamanın farkında olmak mı yoksa kendinizin farkında olmak mı daha önceliklidir? Bu soru, bireylerin düşüncelerine, yaşam tarzlarına veya maddi koşullarına göre değişiklik gösterebilir. Ancak, bu farkındalığın bir plan olmadan hareket etmenin önüne geçtiğini belirtmeliyiz. “Farkında olmak” ile ilgili zaman yönetimi, hayatımızı planlı bir şekilde sürdürmenin temelini oluşturur. Yukarıdaki tabloyu hatırlarsak, bu tabloyu başka benzer durumlara da uygulamak mümkündür. Yeter ki zamanımızı yönetme alışkanlığını kazanalım ve bunu hayatımıza entegre edelim. Bunun planlı olması ve zamanın farkında olmamız koşuluyla değişiklik yapmamızda bir sorun çıkmayacaktır. Eğer aynı yolu izliyorsak, programlarımızın ve planlarımızın işleyişi de değişmeyecektir. Zaman yönetimi ile ilgili dinamiklik, potansiyel durum devam edecektir. Dolayısıyla, bize rehberlik edecek planlarımız somut olmalıdır.
Zaman yönetimi konusundaki direncimizin geçerli olabilmesi için gayret, disiplin, ısrar ve kontrol sahibi olmamız gerekir. Bu noktada “farkındalık” kavramı en üstte durmaktadır. Farkında olmak, önce kendimizde başlar ve kendimizin kontrol edebileceği bir gözlem, düşünce ve potansiyel ile süreklilik arz eder. Zaman yönetimi ile ilgili tabloyu oluşturabilmek için gayretli, disiplinli, ısrarcı ve kontrol eden olmamız gerekmektedir. Bu tablo, planlı olduğu sürece eylemlerimizde bir gerileme yaşanmayacaktır.
Tüm bu açıklamalardan sonra kendimize şu soruyu sorabiliriz: Bunları anladım, ama bunlar hayatımızın hangi aşamalarında önemlidir? Çünkü her ne olursa olsun, bizi farkındalığa götürecek bir soru sormamızın amacı zaman yönetimi ile ilgili gayretimizi, disiplinimizi, ısrarımızı ve kontrolümüzü gözden geçirmektir. Bu sorunun cevabı, hepimizin niteliğine, karakterine, planına ve yaşam koşullarının dinamiğine göre değişecektir. Bu da elbette hepimiz için son bir farkındalık demektir. Sizce de zaman yönetimi ile ilgili farkındalığın temeline inip yüzeyine çıkma vakti gelmedi mi? Zamanımızı yönetemiyor muyuz? Şimdi daha önce sorduğumuz bir başka soruyu tekrar soralım: Kendimizi mi kontrol etmeliyiz yoksa zaman yönetimi ile ilgili zamanımızı mı kontrol etmeliyiz? İkisi aynı anlama mı geliyor?
